Setelah mempersiapkan dokumen lengkap soal pelacakan bahan untuk setiap pengiriman barang produk kayu ke Eropa sebagai persyaratan EUDR, persiapan lainnya adalah proses Uji Tuntas (Due Diligence System) yang akan dijelaskan pada artikel berikut.
Eksportir produk kayu wajib melakukan due diligence ketat untuk memastikan produknya tidak berasal dari lahan yang terkait deforestasi.
Bukan Lagi Opsi, tapi Wajib: Panduan Praktis EUDR bagi Eksportir Furniture Kayu
Proses Uji Tuntas (Due Diligence System)
Secara sederhana, Due Diligence System (DDS) adalah kerangka kerja atau prosedur internal yang digunakan oleh sebuah perusahaan untuk mengumpulkan data, menilai risiko, dan memastikan bahwa produk mereka tidak merusak hutan. Berdasarkan situs resmi Komisi Eropa, ada tiga pilar atau langkah utama yang harus dilakukan dalam menjalankan DDS:
1. Pengumpulan Informasi
Pastikan Anda memiliki sistem untuk mengumpulkan semua dokumen resmi dan data dari setiap pemasok (Nama pemasok, pembeli, jumlah produk, dsb). Gunakan teknologi pelacakan digital untuk membantu mendapatkan data Koordinat Geolokasi lebih akurat dan efisien.
2. Penilaian Risiko (Risk Assessment)
Lakukan penilaian risiko untuk setiap pengiriman berdasarkan informasi yang dikumpulkan. Pertimbangkan beberapa faktor, seperti:
3. Mitigasi Risiko (Risk Mitigation)
Jika Anda menemukan adanya risiko yang tidak dapat diabaikan, lakukan langkah mitigasi tambahan. Contohnya:
Pelaporan atau Pernyataan DDS
Setelah proses uji tuntas selesai, Anda harus menyerahkan (DDS) secara online melalui sistem informasi TRACES NT milik Uni Eropa. Untuk bisa mengaksesnya, Anda perlu mendaftar akun baru. Setelah bisa melakukan login, berikut ini beberapa informasi yang harus diunggah:
1. Detail operator atau perusahaan Anda.
2. Informasi produk dan pengiriman.
3. Data geolokasi asal kayu.
4. Pernyataan formal bahwa DDS telah dilakukan.
Di Indonesia pun masih terus berupaya menyelaraskan sistem yang ada dengan EUDR. Sistem Sertifikasi SVLK dapat difungsikan sebagai bukti awal legalitas. Namun, Anda harus menambahkan data geolokasi untuk memenuhi standar EUDR.
Jangan segan untuk menggunakan teknologi digital yang sudah tersedia dalam memetakan rantai pasokan, mengumpulkan koordinat GPS, dan mengintegrasikan data legalitas secara efisien. Misalnya di dalam Google Maps, Anda bisa menekan tombol kanan mouse untuk menampilkan geodata sebuah titik koordinat.
Geodata Lokasi
Ada beberapa aturan penting yang harus Anda ikuti saat menuliskan geodata untuk EUDR, karena data ini akan digunakan untuk melacak asal-usul kayu secara presisi. Berikut adalah cara menuliskan geodata dengan benar, termasuk format, akurasi, dan jenis data yang diperlukan.
1. Format Koordinat
Sistem TRACES NT Uni Eropa hanya menerima geodata dalam format Derajat Desimal (Decimal Degrees/DD), seperti contoh di bawah ini:
Derajat Desimal (DD): Angka tunggal yang merepresentasikan lintang dan bujur.
Benar: 4.139567, 115.37704 (Format Desimal)
Salah: 4° 30' 58.6" N, 115° 22' 40.4" E (Derajat, Menit, Detik/DMS)
2. Akurasi
Geodata harus memiliki tingkat akurasi yang tinggi, penulisan data harus dengan urutan yang benar, yaitu:
Minimal 6 Angka Desimal: EUDR mensyaratkan koordinat lintang dan bujur memiliki setidaknya enam angka di belakang koma (titik) untuk menjamin presisi yang memadai.
Urutan Penulisan: Urutan yang diterima oleh sistem GeoJSON adalah bujur, lintang (longitude, latitude), bukan sebaliknya.
Benar: [4.236891, 115.56274]
Salah: [115.56274, 4.236891]
3. Jenis Perwakilan (Representasi)
Hal ini terkait dengan akurasi data yang diunggah. Sistem TRACES NT perlu mengetahui bahwa penggunggah (pelapor) adalah Perwakilan Langsung atau Tidak Langsung.
Perwakilan Langsung (Direct Representation) artinya bahwa Anda bertindak atas nama perusahaan Anda sendiri (pemilik lahan, pengelola hutan, dsb), yang menyatakan secara hukum bahwa: "Saya sendiri yang menjamin koordinat GPS ini akurat dan benar-benar lokasi asal barang saya."
Perwakilan Tidak Langsung (Indirect Representation) adalah pihak ketiga, atau pengguna, yang artinya menyatakan secara hukum bahwa: "Saya mengunggah data ini atas nama Perusahaan X. Data ini adalah apa yang mereka berikan kepada saya."
4. Penggunaan Titik Koordinat
Menyesuaikan jenis dan luas lahan dalam setiap dokumen yang dilaporkan.
Lahan Kurang dari 4 Hektar
Cukup 1 titik koordinat (titik pusat/GPS pin).Titik koordinat ini harus terdiri dari garis lintang (latitude) dan garis bujur (longitude) dengan presisi minimal 6 angka di belakang desimal. Dan disarankan untuk mengambil titik tepat di tengah lahan kebun kayu agar sistem pemantauan satelit bisa mencakup area sekitar titik tersebut secara akurat.
Lahan 4 Hektar atau Lebih
Wajib menggunakan Polygon (batas-batas lahan) yang mengikuti keliling/perimeter lahan hingga membentuk bidang tertutup. Secara teknis, sebuah polygon minimal membutuhkan 4-5 titik (untuk bentuk persegi), namun untuk lahan hutan yang bentuknya tidak beraturan, biasanya diperlukan 6 hingga 12 titik atau lebih agar bentuknya akurat.
Perlu diingat bahwa garis-garis poligon tidak boleh saling tumpang tindih. Dan jika sekumpulan kayu diambil dari beberapa lahan, setiap lahan harus diwakili oleh poligonnya sendiri. Satu poligon tidak boleh mencakup beberapa lahan yang berbeda.
Peringatan Penting
Geodata harus akurat karena jika tidak akurat, atau tidak lengkap, atau tidak valid dapat menyebabkan Pernyataan Uji Tuntas Anda ditolak dan produk Anda dilarang masuk ke pasar Uni Eropa dan pastikan data geolokasi dari satu lot kayu tidak tercampur dengan lot kayu lain, bahkan jika berasal dari pemasok atau wilayah yang berdekatan.
---
Eksportir produk kayu wajib melakukan due diligence ketat untuk memastikan produknya tidak berasal dari lahan yang terkait deforestasi.
Bukan Lagi Opsi, tapi Wajib: Panduan Praktis EUDR bagi Eksportir Furniture Kayu
Proses Uji Tuntas (Due Diligence System)
Secara sederhana, Due Diligence System (DDS) adalah kerangka kerja atau prosedur internal yang digunakan oleh sebuah perusahaan untuk mengumpulkan data, menilai risiko, dan memastikan bahwa produk mereka tidak merusak hutan. Berdasarkan situs resmi Komisi Eropa, ada tiga pilar atau langkah utama yang harus dilakukan dalam menjalankan DDS:
1. Pengumpulan Informasi
Pastikan Anda memiliki sistem untuk mengumpulkan semua dokumen resmi dan data dari setiap pemasok (Nama pemasok, pembeli, jumlah produk, dsb). Gunakan teknologi pelacakan digital untuk membantu mendapatkan data Koordinat Geolokasi lebih akurat dan efisien.
2. Penilaian Risiko (Risk Assessment)
Lakukan penilaian risiko untuk setiap pengiriman berdasarkan informasi yang dikumpulkan. Pertimbangkan beberapa faktor, seperti:
- Apakah wilayah panen kayu berada di area berisiko tinggi deforestasi?
- Apakah rantai pasok Anda kompleks dan melibatkan banyak perantara?
- Seberapa andal informasi dan dokumentasi dari pemasok Anda?
3. Mitigasi Risiko (Risk Mitigation)
Jika Anda menemukan adanya risiko yang tidak dapat diabaikan, lakukan langkah mitigasi tambahan. Contohnya:
- Meminta data dan dokumentasi tambahan dari pemasok.
- Melakukan audit lapangan atau verifikasi pihak ketiga.
- Jika perlu, ubah pemasok jika risiko tidak dapat dihilangkan.
Pelaporan atau Pernyataan DDS
Setelah proses uji tuntas selesai, Anda harus menyerahkan (DDS) secara online melalui sistem informasi TRACES NT milik Uni Eropa. Untuk bisa mengaksesnya, Anda perlu mendaftar akun baru. Setelah bisa melakukan login, berikut ini beberapa informasi yang harus diunggah:
1. Detail operator atau perusahaan Anda.
2. Informasi produk dan pengiriman.
3. Data geolokasi asal kayu.
4. Pernyataan formal bahwa DDS telah dilakukan.
Di Indonesia pun masih terus berupaya menyelaraskan sistem yang ada dengan EUDR. Sistem Sertifikasi SVLK dapat difungsikan sebagai bukti awal legalitas. Namun, Anda harus menambahkan data geolokasi untuk memenuhi standar EUDR.
Jangan segan untuk menggunakan teknologi digital yang sudah tersedia dalam memetakan rantai pasokan, mengumpulkan koordinat GPS, dan mengintegrasikan data legalitas secara efisien. Misalnya di dalam Google Maps, Anda bisa menekan tombol kanan mouse untuk menampilkan geodata sebuah titik koordinat.
Geodata Lokasi
Ada beberapa aturan penting yang harus Anda ikuti saat menuliskan geodata untuk EUDR, karena data ini akan digunakan untuk melacak asal-usul kayu secara presisi. Berikut adalah cara menuliskan geodata dengan benar, termasuk format, akurasi, dan jenis data yang diperlukan.
1. Format Koordinat
Sistem TRACES NT Uni Eropa hanya menerima geodata dalam format Derajat Desimal (Decimal Degrees/DD), seperti contoh di bawah ini:
Derajat Desimal (DD): Angka tunggal yang merepresentasikan lintang dan bujur.
Benar: 4.139567, 115.37704 (Format Desimal)
Salah: 4° 30' 58.6" N, 115° 22' 40.4" E (Derajat, Menit, Detik/DMS)
2. Akurasi
Geodata harus memiliki tingkat akurasi yang tinggi, penulisan data harus dengan urutan yang benar, yaitu:
Minimal 6 Angka Desimal: EUDR mensyaratkan koordinat lintang dan bujur memiliki setidaknya enam angka di belakang koma (titik) untuk menjamin presisi yang memadai.
Urutan Penulisan: Urutan yang diterima oleh sistem GeoJSON adalah bujur, lintang (longitude, latitude), bukan sebaliknya.
Benar: [4.236891, 115.56274]
Salah: [115.56274, 4.236891]
3. Jenis Perwakilan (Representasi)
Hal ini terkait dengan akurasi data yang diunggah. Sistem TRACES NT perlu mengetahui bahwa penggunggah (pelapor) adalah Perwakilan Langsung atau Tidak Langsung.
Perwakilan Langsung (Direct Representation) artinya bahwa Anda bertindak atas nama perusahaan Anda sendiri (pemilik lahan, pengelola hutan, dsb), yang menyatakan secara hukum bahwa: "Saya sendiri yang menjamin koordinat GPS ini akurat dan benar-benar lokasi asal barang saya."
Perwakilan Tidak Langsung (Indirect Representation) adalah pihak ketiga, atau pengguna, yang artinya menyatakan secara hukum bahwa: "Saya mengunggah data ini atas nama Perusahaan X. Data ini adalah apa yang mereka berikan kepada saya."
4. Penggunaan Titik Koordinat
Menyesuaikan jenis dan luas lahan dalam setiap dokumen yang dilaporkan.
Lahan Kurang dari 4 Hektar
Cukup 1 titik koordinat (titik pusat/GPS pin).Titik koordinat ini harus terdiri dari garis lintang (latitude) dan garis bujur (longitude) dengan presisi minimal 6 angka di belakang desimal. Dan disarankan untuk mengambil titik tepat di tengah lahan kebun kayu agar sistem pemantauan satelit bisa mencakup area sekitar titik tersebut secara akurat.
Lahan 4 Hektar atau Lebih
Wajib menggunakan Polygon (batas-batas lahan) yang mengikuti keliling/perimeter lahan hingga membentuk bidang tertutup. Secara teknis, sebuah polygon minimal membutuhkan 4-5 titik (untuk bentuk persegi), namun untuk lahan hutan yang bentuknya tidak beraturan, biasanya diperlukan 6 hingga 12 titik atau lebih agar bentuknya akurat.
Perlu diingat bahwa garis-garis poligon tidak boleh saling tumpang tindih. Dan jika sekumpulan kayu diambil dari beberapa lahan, setiap lahan harus diwakili oleh poligonnya sendiri. Satu poligon tidak boleh mencakup beberapa lahan yang berbeda.
Peringatan Penting
Geodata harus akurat karena jika tidak akurat, atau tidak lengkap, atau tidak valid dapat menyebabkan Pernyataan Uji Tuntas Anda ditolak dan produk Anda dilarang masuk ke pasar Uni Eropa dan pastikan data geolokasi dari satu lot kayu tidak tercampur dengan lot kayu lain, bahkan jika berasal dari pemasok atau wilayah yang berdekatan.
---